個人知識庫

上完《數位整理學》後,我如何成功建立自己的檔案整理系統?

從小接觸電腦這十幾年來,從來沒學過整理資料的方法,都是憑直覺去存放檔案,於是桌面跟下載各種資料夾在電腦裡百花齊放,總是會因為忘記檔案名稱或資料夾位置,而找不到資料,這件事也困擾了我好多年。

為了解決這個問題,我買了《現代人必知的數位整理學》這門課程,並實際落實課程中的知識應用了半年後,總算覺得自己算是小出師,目前找不到資料的情況日漸改善,於是決定寫篇文章,來跟大家分享我身體力行課程中數位整理學的小技巧並融會貫通後的經驗結晶。

一、好好面對!先繪製現有資料地圖

我做的第一件事情,是先會搞清楚自己裝置內都存放哪些資料,以下是我開始整理前繪製的樹狀圖:

先根據裝置使用方式,誠實的面對自己,搞清楚自己都在電腦、手機跟平板裡放哪些資料?

舉例來說,我核心放資料跟工作的主力就是在「電腦」裡,裡頭存放了我人生方面面的資料:

  1. 建築科老師的工作資料
  2. 網路上拿來寫文章的筆記資源
  3. 各種線上課程筆記
  4. 讀碩士用的各種課程檔案與論文資料
  5. 個人履歷與相關行政資料

因為目前有工作又在職碩士進修的關係,資料非常雜七雜八,把資料用一個很大致的方向一一列出來之後,就會進到下一個步驟:建立自己的分類。

二、建立分類!設計資料放置地圖

在數位整理學課程中有提到圖書館整理圖書的「杜威十進制分類法」,使用「主類別」-「中類別」-「小類別」的樹狀圖的架構,去設計分類方式。

而在數位檔案整理這塊,邏輯也是很像的!我們首先要建立屬於自己的分類圖:

我接下來會從建立主類別開始,以自己的「電腦」中會放的資料為例。而以下是我個人建立「主類別」資料夾的兩大原則:

(1) 用個人身份分類

我當前身份有:正職老師、在職碩士、網路創作者、接案設計師

(2) 用專案、行動用途分類

我從過去經驗判斷,因為「個人資料」常常會跟履歷、申請各種帳戶等等專案綁在一起,所以我開了一個「個資歷程」的大分類。

而「線上學習」是我很常進行的一種行動,所以我也把它開成一個大分類,用來放網路上的免費付費等課程資源放置區。

(3) 各種截圖另存的分類

最後,是因為我常常需要使用CleanShot這個軟體,去截圖電腦上的各種畫面,所以特別為這個習慣,開了一個「CleanShotSaving大分類」,裡面就是預設儲存我截圖的各種資料,然後截圖用完就刪除,保持資料夾整潔度。

【小技巧】
在資料夾前面使用00、01、02…等編碼方法,可以讓資料夾更有序地排列唷~

三、遵循原則!建立歸檔與命名系統

上圖就是我根據原則建立好的大分類後,就要進到第二個重點,命名系統!

我會以建築教師這個「大分類」資料為例,去介紹我裡面的「中類別」跟「小類別」如何命名。

(1) 既往不咎資料夾建立

首先,建立一個既往不咎資料夾,把跟「老師」這個工作相關的檔案都先丟進去。資料很雜很正常!都先放心丟,後面再來慢慢分類。

(2) 相關資料夾的命名要盡量看起來整齊

如上圖,我都會盡量把命名取為四個字,但真的沒有辦法四個字也沒關係,整體看起來不會很亂就好。

(3) 隨著日常使用慢慢移動資料

畢竟這是用「日常工作」就會使用到的資料們,上面盒子都建立好後,就可以回去過正常的日子XD

重點是:開始使用這些資料夾!並且如果有去「既往不咎資料夾」使用到的資料,就順手把資料搬到他該在的資料夾裡!

你需要的不是完整的整理時間,而是開始使用整理系統的習慣。

(4) 隨著每天日常的使用,以盡量整齊的命名系統去建立資料夾

當然,每個大分類下的資料夾們,他們的名命系統會根據使用方法長不一樣。以下是我在職碩士的資料夾命名方式:

(5) 何為好的命名方式?

我這幾個月的體會是,命名系統可以根據「內容」、「日期」等等方式去取名,反正,只要能夠達成以下兩個目的,就是好的命名方式:

  1. 看起來整齊
  2. 你自己找得到

四、定期清理!養成歸檔系統能正常運作的好習慣

除了上述的分類系統建立,我們最常爆掉的地方就是「下載資料夾」與「桌面」,所以像每天都要睡覺一樣,工作結束後、電腦關機前,打開下載看一下,可以刪掉的東西就刪、要移去資料夾的東西就移一移。

如果桌面跟下載已經很炸,可以先在下載開一個既往不咎資料夾,把養成整理習慣前的東西都丟進去喔!

(1) 定期清空下載資料夾

基本上我現在把電腦合起來之前,都會先確保下載資料夾是乾淨的,這樣下次下載下來的資料才不會找不到。

(2) 有節制的使用桌面

這是我桌面有的東西,基本上是有「短期緊急」「每天打開」以上性質的東西,我才會在桌面開資料夾或者建立捷徑方便取用。但基本上一天工作量有限,所以會放在桌面的東西也不多,盡可能讓桌面的物品都是在自己的使用掌控中。

五、「整理」是一項值得堅持的漫漫長路

整理方法只是手段,因為整理而獲得更好的工作流才是目標。

我從「課程看完」到「開始行動」,到現在深度體會到整理方法的方便性,中間也是隔了有好幾個月。而這幾個月,我建立數位整理系統的行動順序如下:

  1. 畫好資料地題
  2. 建立大分類資料夾+既往不究資料夾
  3. 每天滾動式的建立大分類下的資料夾
  4. 時不時把檔案放在對的資料夾+定期清理下載跟桌面

久而久之、雖著跟裝置裡資料系統的熟悉度上升,我的檔案就越來越好找了!目前半年過去我已經很少遺失任何重要資料,工作起來非常順暢。

以上就是我從《現代人必知的數位整理學》這門課裡提供的方法學到的小技巧,希望能夠對大家有所幫助!

六、親友問答

親友問題一:知道跟實踐的距離該如何拉近?

知道跟實踐上很有距離😂手機存超多截圖…與app ,筆記app 也不少😅結果最後四散 ,我個人問題是整理的速度跟不上新增的速度,其實目前還沒有接觸過數位整理,是就看字面意思,好奇是怎麼個整理法怎麼維繫的。

回答:我認為是要對自己放資料的方式有一定程度的認識,好好觀察與了解自己資料的使用習慣,對症下藥的去畫自己的資料地圖,根據上文建立好大分類與整齊的命名系統,然後每天練習「把檔案放在對的地方」,隨著方便度提升,維繫起來就會越來越容易,最後甚至變成反射動作XDDD

我現在每天沒有把下載清空就很不舒服哈哈哈哈

親友問題二:課程有看完,但是設計分類時卡住了!

課程是有看沒有懂,在實際設計分類的時候卡住,就沒有再去整理了⋯😂
期待心得能分享命名邏輯的應用舉例🥹

回答:我推薦從「身份」、「專案」、「行動」這三個當作大分類的原則。這是我從另一堂線上課程學到的資料分類方式XDD 文章連結在這邊:

該文可以直接跳到「4.6 用行動來分類資訊的案例」去看,我有畫表格說明原理。

親友問答三:統整手機筆記的工具?

蠻想知道是否推薦什麼工具來統整分類手機內四散的筆記
dropbox, evernote, google keep, google文件, 蘋果備忘錄, Line keep,手機截圖
真的是到處記😅

手機上會有的資料,如果是iphone我一率推薦蘋果備忘錄,手機電腦都能開,能掃描檔案、放圖片、打字、標籤,只要分類處理好,找資料超快的!

手機備忘錄有很多深度使用小技巧,我目前也還在隨著自己日常使用,滾動式的調整使用習慣,之後有更深的體會再寫文章分享~

七、《現代人必知的數位整理學》課程連結

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *